המדפסת המשולבת היא הלב הפועם ומרכז העצבים של המשרד. המונח 'מדפסת משולבת' עשוי לתעתע ומי שלא בקי עלול לחשוב ש'המדפסת' היא לב העניין ואילו ה'משולבת' רק מרמז על שדרוג כזה או אחר. בפועל, דווקא שם התואר הצנוע 'משולבת' מחביא מאחוריו לעיתים שלוש מערכות טכנולוגיות מתקדמות שבעבר היכרנו כל אחת מהן כמכשיר נפרד בעל ממשק עצמאי. אנחנו מדברים על מכשיר הפקסימיליה (הפקס), סורק מסמכים מתקדם ומכונת צילום. וכמובן, אל תשכחו את המדפסת המשוכללת. לכל אלו צריך להוסיף ממשקים ממוחשבים חכמים שמתחברים לתחנות עבודה שונות במשרד.

במשרדים רבים העומס על המדפסות האלה הוא אדיר. הדפסה של מאות עמודים ביום, עם הפסקות קטנות למשלוח פקסים וסריקות. מדפסת משולבת משותקת עלולה לשתק משרד שלם. אי אפשר לשלוח הזמנות עבודה בפקס, אי אפשר לסרוק תמונות שרוצים לעלות לאתר ואי אפשר להדפיס כלום. לכן חשוב לבחור את המדפסת בחוכמה, לקחת בחשבון את עומס העבודה המשוער ולשים לב לכללי האצבע הבאים בזמן שבוחרים מדפסת משולבת למשרד.

לשים לב להספק

משרד גדול שמבצע מאות הדפסות ביום זקוק למדפסת לייזר מתקדמת שהיא סוס עבודה אמיתי. מדפסת כזו תהיה בדרך כלל בעלת מהירות הדפסה גבוהה של יותר מארבעים עמודים בדקה ובעלת יכולת להמשיך בקצב הזה שעות ארוכות. או במילים אחרות להיות מסוגלת להדפיס כמאה אלף הדפסות בחודש, כמו למשל, ה-WC3615 של חברת זירוקס. מדובר בדגם בעל מהירות הדפסה של 47 עמודים בדקה, הכולל כרטיס רשת מובנה, סורק צבעוני, פקס ומכונת צילום, ונחשב למכשיר מעולה ומאוד אמין.

מנגד, משרד קטן או בינוני שאינו זולל נייר מטבעו, יוכל להסתפק במדפסת משולבת יותר פשוטה וקומפקטית, כמו למשל, ה-LAZER JET PRO 426 החדשה של HP. גם היא כוללת פקס, סורק צבעוני ומכונת צילום, אך ממדיה (ומחירה) צנועים יותר והיא מסתפקת בקצב הדפסה (מכובד) של 33 עמודים בדקה.

כמה זה באמת עולה?

פערי המחירים בין מדפסות משולבות שונות עשויים להיות משמעותיים, אבל העלות האמיתית של המדפסת נמדדת לאורך זמן. משרדים שמדפיסים מאות עמודים ביום צורכים הרבה מאוד דיו. עלות הדיו והניצולת שלו משתנה מדגם לדגם, כך שבחישוב כולל מדפסת יקרה יותר עשויה להתגלות כהרבה יותר משתלמת בטווח של חודשים ביחס למדפסת משולבת 'זולה'. המלצה שלנו נסו לבדוק את העלות המשוערת של הדיו לאורך שנה וכך תקבלו תמונה יותר מלאה של העלות הכוללת.

האם להעדיף מותגים?

ההמלצה הזו אינה גורפת וראוי לבחון כל מקרה לגופו, אבל ככלל לחברות בעלות מוניטין בתחום המדפסות יש מוצרים טובים יותר מאשר למותגי מדבקה למיניהם. הידע הארגוני וההכרה של התחום בהחלט באים לידי ביטוי. לכן כשרוכשים מדפסת משולבת כדאי להעדיף את המותגים המוכרים בתחום כמו ברדר, HP, זירוקס או סמסונג. יתרון משמעותי נוסף של חברות מוכרות הוא בכך שקל להשיג עבורן חלקי חילוף מקוריים ושמערך השירות שלהן בדרך כלל גם אמין יותר. בקנייה לטווח ארוך גם זה שיקול שכדאי לקחת בחשבון.

אחריות עם אחריות

כאמור, מדפסת משולבת אמורה להיות סוס עבודה שישרת את המשרד לאורך שנים. כמו כל מכשיר לעיתים גם במדפסות משולבות יש תקלות. לכן חשוב מאוד להקפיד לדרוש מהספק אחריות מורחבת למספר שנים ולבדוק את המוניטין של מערך השירות של הספק. ספקים טובים מספקים מענה מהיר ובמקרה הצורך אפילו יעמידו לרשותכם מדפסת חלופית שתספק את צרכי המשרד עד שתתוקן המדפסת המשולבת הקבועה.

אולי יעניין אותך גם: